Como fazer um bom relatório de vendas?

Um relatório de vendas, também conhecido como relatório de análise de vendas, é um documento que resume as atividades de vendas de uma empresa. Esse relatório normalmente inclui informações sobre volume de vendas, leads, novas contas, receita e custos para um determinado período. Ele também pode analisar essas informações ao longo de cada etapa do funil de vendas e indicar o desempenho de sua equipe de vendas (ou eventuais lacunas).

Esses relatórios podem ajudar sua empresa a modificar sua abordagem de vendas e outras iniciativas de crescimento. Eles podem fornecer insights sobre os sucessos da metodologia de vendas, previsões de dados de vendas futuras, análises de desempenho em comparação com períodos anteriores e maior compreensão das motivações do cliente.

Quais são os diferentes tipos de relatórios de vendas?

Não há dois relatórios de vendas exatamente iguais. Diferentes tipos de relatórios de vendas se concentram em diferentes métricas, necessidades ou estratégias de vendas. Estes são alguns dos tipos de relatório:

• Previsão de vendas. Esses relatórios preveem o número de vendas que sua equipe fará em um determinado período. Você pode usá-los para antecipar desacelerações sazonais ou planejar problemas que possam afetar os negócios.
  
• Relatórios de funil de vendas. Esses relatórios mostram o quão perto um lead está de comprar seu produto ou serviço. Os funis de vendas ajudam você a entender melhor como nutrir leads e, finalmente, convertê-los em clientes. Ao comparar relatórios de funil de vendas consecutivos, você pode identificar pontos fracos em seu pipeline de vendas.
  
• Relatórios de conversão. Esses relatórios se assemelham aos relatórios de funil de vendas, pois avaliam o progresso dos leads ao longo do funil de vendas, embora analisem especificamente a conversão de leads em clientes, não o status dos leads ao longo do funil. Um relatório de rastreamento de conversão padrão inclui informações sobre contatos, leads gerados e qualificados e ganhos, com as taxas de alteração de período a período indicadas também.
  
• Relatórios de pontuação de oportunidade. Os relatórios de pontuação de oportunidade são baseados na pontuação de oportunidade do Einstein. Essa métrica, que a inteligência artificial determina, classifica os leads de um a 99, onde uma pontuação mais alta significa uma maior probabilidade de vitória nas vendas. Esses relatórios são úteis para planejar como dividir o tempo de sua equipe buscando leads.
  
• Relatórios de upsell e cross-sell. Esses relatórios detalham o número e o valor dos itens vendidos ou vendidos cruzados aos clientes. Sua equipe pode analisar esses relatórios para identificar futuras oportunidades de vendas adicionais e vendas cruzadas ou sinalizar determinados produtos e serviços como especialmente adequados para essas abordagens de vendas.
  
• Relatórios de chamadas de vendas. Esses relatórios de vendas referem-se a chamadas feitas para leads, prospects e clientes para incentivar compras. Por meio desses relatórios, você pode obter insights sobre o desempenho de seus representantes e as qualidades de seus leads.

Os relatórios de vendas podem ser definidos para várias frequências e vinculados a indicadores- chave de desempenho (KPIs), ajudando você a monitorar seu sucesso ao longo do tempo. Estas são algumas frequências comuns:

• Relatórios diários de vendas. Um relatório diário de vendas pode rastrear KPIs, como o número de chamadas diárias de um representante e os leads gerados.
  
• Relatórios semanais de vendas. Um relatório de vendas semanal pode rastrear KPIs, como os negócios fechados de toda a equipe de vendas ou a receita obtida.
  
• Relatórios mensais de vendas. Um relatório de vendas mensal pode fornecer uma visão geral de longo prazo das métricas rastreadas em um relatório de vendas diário ou semanal.
  
• Relatórios anuais de vendas. Um relatório de vendas anual é uma versão especialmente longa e detalhada de um relatório de vendas mensal. Pode ser o mais útil para determinar as cotas de vendas de um ano subsequente. Ele também pode ajudá-lo a resolver problemas de gerenciamento de vendas, indicar flutuações sazonais, observar os impactos das campanhas de marketing e identificar representantes de vendas especialmente bem-sucedidos.

Quais são os principais elementos de um relatório de vendas?

Os elementos-chave dependem do tipo de relatório. Em geral, porém, os relatórios de vendas devem conter os seguintes números:

• KPIs relevantes, conforme determinado pelos critérios acima
• Volume de vendas
• Vendas líquidas (este é um valor em dólares, enquanto o volume de vendas é simplesmente o número de vendas realizadas)
• Vendas brutas (vendas líquidas menos o custo das vendas)
• Porcentagem de mudança de KPI em comparação com o período de relatório anterior

Você notará que essa lista de números é relativamente curta, embora você possa ter alguns KPIs para incluir em seu relatório. Isso porque permanecer conciso é fundamental; você não quer sobrecarregar as pessoas que lêem seu relatório logo de cara.

No entanto, os números por si só não são suficientes para constituir um relatório de vendas. Você também precisará fornecer uma explicação por escrito do que esses números significam e como eles devem obrigar a empresa a agir. Discutiremos essa etapa no guia detalhado de redação de relatórios abaixo.

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Como você faz um relatório de vendas?

Siga estas etapas para criar um relatório de vendas:

1. Decida como será o seu relatório de vendas.

Um relatório de vendas deve ser mais do que um documento cheio de números e explicações. Também deve ser atraente e fácil para alguém ler sem se sentir sobrecarregado. Para conseguir isso, você pode baixar um modelo de relatório de vendas ou usar seu software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para facilitar a criação de vários tipos de relatório.

2. Considere o seu público.

Se você for um membro da equipe de vendas de alto escalão apresentando um relatório ao seu chefe de vendas, convém incluir muitos KPIs. Os executivos podem querer um resumo mais sucinto. Além disso, um CEO pode estar interessado em dados diferentes de um CFO. Seu software de CRM deve ser capaz de ajudá-lo a reformatar seus dados de vendas para qualquer público.

3. Inclua as informações apropriadas.

Depois de conhecer seu público e a profundidade dos relatórios esperados, você pode decidir incluir ou excluir determinados conjuntos de dados, como receita e custos de vendas, alteração de KPI de período a período, progresso em relação às metas de vendas, vendas por produto ou serviço, previsões de vendas e planos de vendas futuros.

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4. Determine seus períodos atuais e anteriores.

Atendendo aos critérios de frequência descritos acima, deve determinar se a informação que pretende transmitir é melhor apresentada numa visualização anual, mensal, semanal ou diária. Você deve então comparar suas informações para este período com um período anterior equivalente. Por exemplo, se você estiver apresentando informações de vendas de fevereiro de 2021, observe as alterações percentuais nos KPIs desse período em comparação com todo o mês de janeiro de 2021, não apenas na última semana de janeiro.

5. Compile seus dados.

Depois de estabelecer suas necessidades de informação e período de dados, é hora de realmente compilar seus dados. Essa etapa normalmente significa fazer login no seu software de CRM e obter dados e, em seguida, baixá-los para uso em outro programa ou transformá-los em relatórios diretamente do painel do CRM. De qualquer forma, os relatórios de vendas não param de reunir seus dados em um só lugar.

6. Apresente suas informações adequadamente.

Os relatórios de vendas não devem ser apenas listas de números. Você deve incluir muitos gráficos e outras imagens úteis para ajudar seu público a entender esses números. Claro, você deve usar o tipo certo de gráfico. Por exemplo, um relatório anual pode exigir um gráfico de linhas para mostrar as receitas mês a mês. Seu software de CRM pode gerar esses gráficos automaticamente ou você pode usar o Excel para ajudar na criação de gráficos.

7. Verifique novamente seus dados e informações.

Depois de compilar seus dados e criar tabelas e gráficos, você deve voltar às etapas um e dois: considerar seu público e incluir as informações apropriadas. Às vezes, você não vai perceber que colocou muita ou pouca informação até depois do primeiro rascunho de um relatório. Não tenha medo de retirar informações, recriar gráficos ou pedir ajuda a um colega da equipe de vendas. Lembre-se, todo mundo precisa de um editor. É importante encontrar um equilíbrio entre insight e superabundância bem antes de entrar em sua reunião.

8. Explique seus dados.

Esta etapa final é talvez a mais importante. Novamente, apresentar os dados em si é apenas metade da batalha; você precisa colocar palavras em seus dados para que eles signifiquem muito para seu público.

Por exemplo, se seu relatório mensal mostrar uma queda de vendas em relação ao período anterior pela primeira vez em vários meses, não presuma que seu público-alvo inferirá a causa dessa queda. Forneça uma análise que sugira que o declínio se deve a uma desaceleração sazonal esperada, agravada por uma desaceleração econômica. Você também deve abrir seu relatório com um resumo escrito dos dados do período anterior.

Suas explicações escritas devem ao mesmo tempo justificar seus números e ser justificadas por seus números. Eles também devem descrever as correções que sua equipe planeja implementar. Por exemplo, se os descontos por tempo limitado de um concorrente importante reduziram suas vendas, explique como você buscará os clientes perdidos nessa promoção. Você pode apresentar significativamente até os dados mais preocupantes se determinar uma causa raiz acionável e corrigível.

Depois de agir, as vendas podem aumentar. Aí reside o valor do relatório de vendas.

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