Por que usar mensagem de ausência no WhatsApp Business é uma boa estratégia?

Escritório com computadores

A mensagem de ausência no WhatsApp Business é uma resposta predefinida usada para se comunicar com os clientes em cenários específicos e manter as informações transparentes. Ele ajuda os clientes a entender o que realmente está acontecendo – se seus agentes estão ocupados, fora do escritório ou de férias.

As respostas automáticas ajudam a permanecer conectado aos clientes, mesmo que o canal específico não esteja disponível naquele momento. Quando você está fora do escritório ou ocupado, é extremamente útil fornecer mensagens personalizadas, pois proporciona satisfação e uma experiência positiva da marca.

Qual a importância de usar a mensagem de ausência no WhatsApp Business?

Escritório com computadores

A mensagem de ausência no WhatsApp Business é uma ótima maneira de as empresas atenderem às expectativas de suporte ao cliente e receberem uma resposta imediata às suas solicitações de bate-papo ou e-mail. As mensagens de resposta automatizadas capacitam as empresas a:

Manter uma comunicação transparente com os clientes e mantê-los informados sobre o gerenciamento de suas consultas.
Ao definir mensagens de e-mail automatizadas, as empresas podem ter um envolvimento contínuo do cliente por meio de canais alternativos.
Marcas de valor para o cliente que fornece respostas imediatas. Com mensagens de resposta automática, as marcas podem reconhecer solicitações de suporte ao cliente que aumentam a satisfação.

Práticas recomendadas para criar mensagens de resposta automática

As empresas confiam na entrega de excelentes exemplos de mensagens de resposta automatizadas para gerenciar as expectativas dos clientes e fazê-los se sentirem valorizados. No entanto, é recomendável seguir as principais ideias para criar mensagens de resposta automática profissionais para fornecer comunicação instantânea.

Vamos discutir as melhores práticas de forma abrangente.

1. Defina expectativas claras do cliente

Um desafio comum enfrentado pelos clientes é o e-mail de resposta automática ou mensagens de texto que não possuem uma especificação sobre o tempo de espera estimado para obter respostas para suas consultas.

Aqui estão exemplos comuns de mensagens automatizadas recebidas pelos clientes.

“Nós entraremos em contato com você muito em breve”.
“Obrigado por entrar em contato conosco”.
“Nosso representante entramos em contato com você o mais rápido possível”.
As mensagens automatizadas acima não parecem seguras, pois o horário não é especificado em termos de horas, dias ou semanas. Aqui está um bom exemplo que as empresas podem seguir para fornecer uma comunicação eficaz de atendimento ao cliente.

2. Fornecer formas alternativas de contato com o cliente

As empresas que enviam mensagem de ausência no WhatsApp Business precisam garantir que forneçam opções de contato alternativas. As respostas automáticas de e-mail ou mensagens de texto devem mencionar claramente de que maneira os clientes podem entrar em contato com a empresa.

As opções alternativas de contato que podem ser oferecidas aos clientes são:

Formulários de contato
Número da linha direta
Bate-papo ao vivo
Endereço de email
Seção de suporte
Chatbots de negócios
Quando você compartilha informações comerciais transparentes e oferece formas alternativas quando o canal relevante não está disponível, isso proporciona uma experiência de serviço agradável.

Leia também: Quais as qualidades de um bom vendedor?

3. Concentre-se no tom do idioma

O tom da linguagem é um componente crucial da mensagem da sua marca. Inclui vários aspectos da comunicação, como as palavras usadas, o nível de formalidade. A implementação de um bom tom de linguagem permite que as empresas unifiquem a maneira como se comunicam.

Ao criar e-mails de resposta automática, é vital se concentrar no tom e no idioma. Isso significa:

Você deve evitar jargões técnicos
Evite vocabulário complexo que cria confusão
Mantenha um tom amigável
Imagine a facilidade que seus clientes sentem quando recebem uma mensagem automatizada calorosa e amigável que soa humana. Portanto, quando você cria autoresponders, manter a voz e o estilo da sua marca é muito importante para dar um toque humano.

Você deve prestar muita atenção aos sinais de linguagem negativa ou tendências a soar monótonas. Em vez disso, você pode usar um vocabulário simples e cotidiano para transmitir sua mensagem.

4. Dê a opção “o que vem a seguir” aos clientes

As mensagens de e-mail automatizadas geram uma taxa de abertura 70,5% maior e uma taxa de cliques 152% maior do que as mensagens de marketing padrão. O briefing de qual seria o próximo passo da ação fornece aos clientes informações transparentes.

Se suas mensagens de resposta automática derem aos clientes a imagem ‘o que vem a seguir’ , isso fará com que os clientes sintam que você, como marca, pode visualizar o problema deles colocando-se no lugar deles.

Reconhecer as mensagens de suporte ao cliente com respostas automáticas bem projetadas os ajuda a saber qual será o próximo passo para a solicitação que eles levantaram. Eles se certificam de que você, como empresa, está analisando o problema e obterá a resolução em breve.

Conclusão

Cada interação com o cliente é importante para mostrar a personalidade da sua marca e as mensagens de resposta automática não são diferentes. Portanto, você precisa fazer o uso correto de todas as oportunidades e convertê-las em uma boa experiência. A mensagem de ausência no WhatsApp Business ajuda você a fornecer uma ótima experiência ao cliente e também define a expectativa certa.

Amanda Siqueira