Se você não for pago prontamente, há inúmeras formas de cobrar cliente. Mas é importante que saiba que isso não significa que ele não quer lhe pagar.
As faturas não são pagas por vários motivos. Eles podem se perder em um mar de e-mails ou ser perdidos. A pessoa encarregada de pagar sua fatura pode estar de férias ou tentando conciliar muitas outras responsabilidades.
Empresas com problemas de fluxo de caixa podem deixar sua fatura de lado, esperando que os fundos sejam liberados. Uma boa regra geral é começar com um lembrete gentil e tornar suas solicitações cada vez mais fortes, se necessário. Aqui estão alguns passos que você deve seguir:
Envie um lembrete por escrito imediatamente quando você não receber o pagamento na data de vencimento
Reenvie a fatura com uma mensagem de que você não recebeu o pagamento. Você pode marcar a fatura como “vencida” ou usar uma mensagem como “Esqueceu? Seu pagamento vence agora”.
Você não tem a obrigação de dar tempo adicional ao seu cliente, mas se estiver lidando com uma grande empresa que precisa de mais tempo para processar os pagamentos, defina uma data de vencimento dentro de uma ou duas semanas. Se você não for pago dentro do prazo definido, é hora de passar para a etapa dois.
Envie uma carta de cobrança de dívidas
Uma carta de cobrança de dívidas é mais formal do que um lembrete. Inclui a data de vencimento do pagamento; fornece um prazo para o envio do pagamento, normalmente duas semanas; os métodos de pagamento que você aceita; e uma declaração sobre a ação que você tomará se não receber o pagamento.
Sua declaração descrevendo seu próximo passo pode ser uma sugestão vaga (como “para evitar mais ações”) ou uma declaração mais contundente de que você entregará o assunto a uma agência de cobrança ou iniciará uma ação legal.
Sua escolha dependerá do tempo decorrido, do valor devido e, possivelmente, do seu desejo de salvar esse cliente para futuros negócios.
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Faça contato pessoal com o cliente por telefone ou uma reunião presencial
Se você não receber uma resposta aos seus lembretes e cartas, considere ligar ou se reunir com o cliente para conversar sobre o problema e negociar uma solução. Comece entrando em contato com o departamento de contas a pagar ou compras ou com o contato do seu cliente. Se a pessoa com quem você fala não for útil, suba na cadeia de comando, incluindo o presidente da empresa.
Comece lembrando ao cliente as condições de pagamento que todos concordaram em seguir. Faça perguntas que o ajudem a entender por que você não foi pago.
Se o motivo for um simples descuido, chamar a atenção da empresa por meio de contato pessoal pode ser tudo o que você precisa para receber o pagamento.
Mas se você não foi pago porque a empresa está passando por dificuldades financeiras, você pode querer montar um plano de pagamento ou aceitar o pagamento parcial para resolver a situação sem recorrer a ações mais caras e demoradas.
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Envie uma carta de demanda final
Se o cliente ainda não lhe pagou, envie uma carta de demanda final antes de entrar com uma ação judicial. Uma demanda final é muito parecida com a carta de cobrança de dívidas descrita acima, mas geralmente afirma mais claramente que você pretende processar se o cliente não pagar.
Você também pode contratar um advogado para escrever uma carta de demanda final. O conteúdo da carta deve ser o mesmo independentemente de quem a escreve, mas quando a demanda vem de um advogado costuma chamar mais atenção e ter mais peso.
O custo para que um advogado escreva uma carta é substancialmente menor do que você pagaria se o advogado o representasse em uma ação judicial e, a menos que você concorde de outra forma, não há exigência de manter o advogado se você decidir processar mais tarde.
O que fazer e o que não fazer adicionais
A maneira como você coleta o dinheiro que lhe é devido pode ser tão importante quanto o que você faz.
Seja persistente: Quando se trata de cobrar dívidas, a roda barulhenta geralmente é paga primeiro. Um cliente que está lutando financeiramente e tem dinheiro suficiente apenas para pagar um credor, provavelmente pagará aquele que fizer mais barulho.
Seja rápido com o acompanhamento: Por mais desconfortável que pareça, é importante realizar todas as etapas de acompanhamento imediatamente. É mais fácil cobrar uma dívida menor do que uma maior, e deixar que a dívida – e as cobranças atrasadas – se acumulem ao longo de meses só dificultará o pagamento.
Seja educado e profissional: Esperar para ser pago é estressante para ter certeza, mas é importante lembrar que você pode pegar mais moscas com mel do que com vinagre, como diz o ditado. Você não deve gritar, acusar ou ameaçar seu cliente. Atenha-se aos fatos, seja firme e profissional. Você pode estar pensando algo como: “Por que você não tem a decência de me pagar?” Mas você deve dizer: “Não recebi seu pagamento, e ele estava vencido há 30 dias”.
Não continue trabalhando:. Se você estiver trabalhando em um projeto mais longo ou em uma tarefa em andamento para a qual concordou em ser pago mensalmente ou em intervalos semelhantes, interrompa a entrega do trabalho depois que seu cliente perder um pagamento. Às vezes, deixar seu cliente saber que você parou de trabalhar será suficiente para receber seu pagamento.
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Quando desistir
Se você executou as etapas descritas acima e seu cliente ainda não pagou, você terá que decidir se leva seu caso a um tribunal ou contrata uma agência de cobrança. Mas se o cliente faliu ou desapareceu da face da terra, tomar qualquer ação adicional provavelmente apenas desperdiçará seu tempo.
Se, por outro lado, seu cliente declarou falência, você poderá entrar com uma reclamação no tribunal de falências pelo que lhe é devido. Verifique com o tribunal de falências em seu estado para determinar se sua empresa e o tipo de dívida se qualificam.
As empresas que vendem bens tangíveis ou algo semelhante geralmente podem amortizar a dívida. Mas o IRS geralmente não permite essas baixas para empresas de serviços.
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